Blog
Hướng dẫn lập kế hoạch chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Bạn không cần là một “ông lớn” mới có thể chuyển đổi số. Trong thời đại mà mọi thứ từ bán hàng, marketing đến đào tạo đều có thể số hóa, thì việc ngồi chờ là… tự loại mình khỏi cuộc chơi. Nhưng cũng đừng vội. “Số hóa” không phải chuyện một sớm một chiều, càng không nên chạy theo phong trào mà không có lộ trình. Bài viết dưới đây SpinGo sẽ giúp bạn xây dựng một kế hoạch chuyển đổi số bài bản, dễ triển khai, ngay cả khi bạn là một doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) với ngân sách hạn chế.
1. Vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ không thể đứng ngoài chuyển đổi số?
Bạn có thể đang nghĩ: “Doanh nghiệp mình nhỏ, doanh thu vài tỷ một năm, cần gì phải số hóa như các tập đoàn lớn?” Câu hỏi đó nghe có vẻ hợp lý nhưng thực tế đang chứng minh điều ngược lại.
Thế giới không chờ bạn kịp thích nghi. Người tiêu dùng đã thay đổi, nhân viên đã thay đổi, và cách vận hành doanh nghiệp cũng không còn như 5 năm trước. Nếu bạn không thích nghi với điều đó, thì đối thủ của bạn sẽ làm và họ sẽ nhanh hơn, rẻ hơn và dễ tiếp cận khách hàng hơn bạn.
Vậy chuyển đổi số là gì? Rất nhiều doanh nghiệp nghe về chuyển đổi số và nghĩ ngay đến việc mua một phần mềm, lập trang web hay tạo fanpage bán hàng. Nhưng không, thế nào là chuyển đổi số thực sự? Đó là quá trình doanh nghiệp thay đổi cách hoạt động, ra quyết định và phục vụ khách hàng bằng cách ứng dụng công nghệ số, dữ liệu và tự động hóa. Và chính quy mô nhỏ mới là lợi thế: doanh nghiệp bạn linh hoạt, thay đổi nhanh, dễ triển khai hệ thống mà không cần cả trăm quy trình phức tạp như các tập đoàn.
Vậy câu hỏi không còn là: “Doanh nghiệp nhỏ có cần chuyển đổi số không?”.
Mà là: Bạn sẽ bắt đầu từ đâu trước khi bị bỏ lại phía sau?
Gợi ý đọc thêm: Bài học chuyển đổi số thành công từ các doanh nghiệp hàng đầu
2. Hướng dẫn chi tiết lập kế hoạch chuyển đổi số hiệu quả
Hướng dẫn chi tiết lập kế hoạch chuyển đổi số hiệu quả cho SMEs
2.1. Đánh giá hiện trạng doanh nghiệp
Muốn số hóa thành công, bạn không thể “đi mà không biết mình đang đứng ở đâu”. Việc đánh giá hiện trạng là bước bắt buộc để xác định điểm khởi đầu trong hành trình số hóa. Bạn không thể xây nhà nếu chưa biết nền đất đang yếu hay chắc.
Vậy đánh giá cái gì? Hãy bắt đầu bằng ba trụ cột chính: con người, quy trình và công nghệ. Đây là tam giác ảnh hưởng lẫn nhau, nếu một yếu, cả hệ thống sẽ khập khiễng.
Về con người, bạn cần hiểu năng lực số của đội ngũ hiện tại ra sao. Nhân viên có quen sử dụng công cụ số không? Họ có sẵn sàng học những kỹ năng mới? Nếu đội ngũ vẫn làm báo cáo bằng tay, lưu file trên USB hoặc chia sẻ thông tin qua Zalo cá nhân, thì đây chính là chỉ báo rằng bạn cần số hóa.
Về quy trình, hãy khoanh vùng những điểm “lãng phí” trong vận hành. Những công việc đang được làm theo thói quen, không đo được hiệu quả? Những quy trình phê duyệt đang mất 3 ngày thay vì 30 phút? Đó chính là những nút thắt bạn có thể giải quyết bằng chuyển đổi số.
Về công nghệ, bạn cần rà soát toàn bộ hệ thống đang dùng: từ phần mềm bán hàng, CRM, đến việc quản lý tài liệu, đào tạo nhân sự hay truyền thông nội bộ. Có bao nhiêu hệ thống đang tồn tại song song? Có hệ thống nào dư thừa? Có bộ phận nào không sử dụng đến công nghệ? Quan trọng hơn, các hệ thống có liên thông được không, hay tất cả đang độc lập tác chiến?
2.2. Xác định mục tiêu rõ ràng
Một trong những lý do khiến nhiều doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại là vì họ khởi động mà không hề có một đích đến rõ ràng. Việc xác định mục tiêu trong chuyển đổi số không chỉ là “để cho có”, mà là nền móng để xây dựng toàn bộ kế hoạch. Đừng đặt những mục tiêu mơ hồ như “tối ưu quy trình” hay “cải thiện hiệu suất”. Những cụm từ này không thể đo lường, cũng không thể giao việc hay thuyết phục nhân sự đồng hành cùng bạn.
Vậy mục tiêu chuyển đổi số phải như thế nào? Nó phải cụ thể, đo lường được, gắn với bài toán thực tế của doanh nghiệp và điều quan trọng là có thể theo dõi tiến trình trong thời gian ngắn đến trung hạn. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn không cần đặt ra mục tiêu quá tham vọng như “chuyển đổi toàn diện trong 6 tháng”. Thay vào đó, hãy chọn những đích đến nhỏ nhưng đủ rõ ràng để chứng minh hiệu quả. Từng mục tiêu nhỏ thành công sẽ tạo đà tâm lý để mở rộng các dự án số hóa tiếp theo.
2.3. Lựa chọn nền tảng triển khai phù hợp
Nếu chọn sai nền tảng, dù kế hoạch của bạn có hoàn hảo đến đâu, vẫn dễ dẫn tới một thất bại “triển khai xong nhưng không ai dùng”. Đó là lý do vì sao việc lựa chọn nền tảng triển khai cần được nhìn nhận như một quyết định chiến lược.
Thực tế đang chứng minh một nghịch lý: doanh nghiệp vừa và nhỏ thường tiếp cận công nghệ theo cách cảm tính, chọn theo lời giới thiệu, theo xu hướng, hoặc theo giá rẻ nhất. Nhưng chuyển đổi số không đơn giản như vậy. Nó đòi hỏi sự tương thích giữa công nghệ, con người và mục tiêu kinh doanh.
Vậy chọn công nghệ như thế nào là đúng? Trước hết, nó phải giải quyết vấn đề cụ thể mà bạn đã xác định ở bước trước. Nếu bạn đang cần nâng cao hiệu quả đào tạo nội bộ, bạn không cần một hệ thống ERP cồng kềnh, mà cần một nền tảng quản lý học tập dễ triển khai, dễ dùng, và có khả năng tùy biến linh hoạt.
Đa dạng các giải pháp chuyển đổi số hiệu quả đến từ SpinGo
Điều tiếp theo cần cân nhắc là khả năng tích hợp, dễ sử dụng. Một công cụ tốt không nên đứng một mình, mà cần kết nối được với các hệ thống khác bạn đang sử dụng. Nếu hệ thống CRM không tích hợp được với nền tảng đào tạo hoặc quản lý nhân sự, bạn sẽ rơi vào tình trạng kỹ thuật số nhưng rời rạc. Cùng với khả năng mở rộng nhanh chóng về người dùng, tính năng và khối lượng dữ liệu mà không cần viết lại từ đầu, không thay đổi nền tảng và đặc biệt là không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
2.4. Thực thi từng giai đoạn
Trong hành trình chuyển đổi số, tham vọng triển khai đồng loạt tất cả các quy trình, phòng ban, hệ thống… nghe thì hay, nhưng thực thi lại dễ gây ra tình trạng “vỡ trận”. Và đó là sai lầm phổ biến nhất ở các doanh nghiệp nhỏ: nghĩ rằng phải số hóa toàn diện mới gọi là chuyển đổi số. Không! Chuyển đổi số hiệu quả bắt đầu từ những bước nhỏ nhưng có kiểm soát.
Bạn không cần phải “lột xác” trong một tháng. Điều doanh nghiệp cần là sự chuyển dịch chiến lược theo từng giai đoạn rõ ràng, khả thi và đo lường được. Tư duy đúng ở đây là: “Bắt đầu từ một điểm, kiểm chứng giá trị, rồi mở rộng.”
Một lý do quan trọng khác để thực thi từng phần là: đội ngũ của bạn cần thời gian để làm quen. Đừng quên, chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện của phần mềm, mà là hành trình thay đổi thói quen, văn hóa và tư duy. Nếu triển khai ồ ạt, nhân viên sẽ cảm thấy choáng ngợp, phản ứng chống đối và thậm chí “quay lưng” với hệ thống mới.
2.5. Đo lường và cải tiến liên tục
Chuyển đổi số không kết thúc khi hệ thống được triển khai. Thực tế, đó mới chỉ là điểm khởi đầu. Điều quan trọng là bạn phải liên tục theo dõi dữ liệu và phản hồi để điều chỉnh kịp thời.
Hãy đo những gì ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và chi phí: thời gian xử lý công việc, tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạo, mức độ sử dụng hệ thống, trải nghiệm của nhân viên… Những chỉ số này sẽ giúp bạn biết liệu chuyển đổi số đang tạo ra giá trị thật hay chỉ là sự thay đổi hình thức.
3. Kết luận
Chuyển đổi số không phải là bài toán của riêng doanh nghiệp lớn. Với lộ trình đúng đắn, mục tiêu rõ ràng và nền tảng phù hợp, bất kỳ doanh nghiệp nào dù quy mô nhỏ cũng có thể tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí và tăng trưởng bền vững.
SpinGo hiểu rằng mỗi doanh nghiệp có một xuất phát điểm khác nhau. Vì thế, chúng tôi cung cấp đa dạng các giải pháp chuyển đổi số phù hợp với nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một lộ trình số hóa rõ ràng, một nền tảng linh hoạt và một đội ngũ đồng hành hiểu SME Việt, hãy liên hệ ngay với chúng tôi.
👉 Khám phá ngay giải pháp tại: https://spingo.vn/giai-phap/
Bài viết liên quan:
Các công nghệ nền tảng trong chuyển đổi số: Cloud, AI, Big Data